La DSN en 8 questions/réponses

Depuis le 1er janvier 2017, vous déclarez vos données sociales en mode Déclaration Sociale Nominative (DSN). Cette évolution offre de nombreux avantages mais suscitent également de nombreuses questions. Retour sur les 8 questions les plus récurrentes avec nos experts, conseils à l’appui.

La DSN en 8 questions/réponses

DSN : qu’est-ce-que c’est ?

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un fichier issu du logiciel de paie. Il permet de communiquer chaque mois les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées (Urssaf, Agirc-Arrco, organismes complémentaires, Pôle emploi, etc.).

Elle remplace de nombreuses déclarations périodiques ou événementielles, jusque-là adressées une à une par les employeurs à différents organismes.

En complément de la déclaration mensuelle, des déclarations de signalements d’évènements doivent être transmises au fil de l’eau pour les évènements suivants : arrêts de travail, reprises de travail et fins de contrat de travail.

Quels sont les avantages de la DSN ?

La DSN permet de rendre compte tous les mois de la situation de chacun des salariés d’un établissement. Elle retrace les évènements survenus (maladie, maternité, modification du contrat de travail, fin du contrat de travail...) dans le mois.

"Produite à l’issue du processus de paie, la DSN offre donc de nombreux avantages" comme le souligne Adrien Labeyrie, Directeur du projet chez Humanis.

Elle permet de :

  • réduire le nombre de déclarations et la charge de travail déclarative
  • diminuer les risques d’erreur, de contentieux et de pénalités
  • lier le processus déclaratif au processus de paie.

 

Une entreprise est-elle obligée de déclarer ses salariés et cotisations via la DSN ?

Depuis janvier 2017, la généralisation de la DSN est effective pour tous les employeurs, hors CESU et certains cas de micro-entrepreneurs.

Tous les employeurs doivent donc déclarer leurs salariés et leurs cotisations via la DSN (DSN dite de "phase 3").

Dès lors que l’employeur a déposé une première DSN, il est tenu d’en transmettre une tous les mois.

"Sachez par exemple qu’en l’absence de salariés dans le cas d’une activité saisonnière, la DSN reste exigible" rappelle Fabrice Davoigneau, Animateur de processus DSN chez Humanis. "Il convient d'envoyer une DSN de type néant".

 

BON à SAVOIR

Autre obligation légale : toutes les entreprises doivent désormais proposer une complémentaire santé obligatoire à leurs salariés. Découvrez notre offre

 

Comment déposer une première déclaration DSN ?

déclaration en prévoyance ou en complémentaire santé :

Humanis met à disposition de chacun de ses clients une fiche de paramétrage dans le tableau de bord de l’espace sécurisé Net-entreprises.fr de l’employeur.

Cette fiche est le reflet exact des dispositions contractuelles régissant le contrat Santé et/ou Prévoyance souscrit (référence contrat, code population, code option, taux de cotisations et/ou montant de forfait)

 

L’intégration de ces paramètres dans le logiciel de paie permet de lier chaque salarié au contrat et de procéder au calcul des cotisations dues. Dans le cas de contrats complémentaires avec délégation de gestion, il revient au délégataire de gestion de fournir la fiche de paramétrage à l’employeur.

La DSN ne concerne que les salariés ayant une cotisation payée par l’employeur (contrat obligatoire ou facultatif dans la mesure où la cotisation est réglée à Humanis par l’entreprise).

En conséquence, elle ne porte aucune information concernant :

  • les populations périphériques (retraités, licenciés…)
  • les salariés ayant opté pour une garantie facultative complémentaire (option, extension familiale des garanties au conjoint, aux enfants…), lorsque les cotisations sont appelées directement auprès du salarié et payées par celui-ci. 

 

"Tout ce qui transite par le logiciel de paie figure donc dans la DSN" résume Adrien Labeyrie.

 

déclaration En retraite :

Pour paramétrer votre DSN, vous devez renseigner une codification générique dans la rubrique S21.G00.71.002 :

  • RETA est utilisé pour déclarer un salarié non cadre
  • RETC est utilisé pour déclarer un salarié cadre, ou devant cotiser au régime Agirc au vu des réglementations.

 

Si vous faites le choix de payer par le biais du prélèvement, vous devez compléter le bloc "Versement de protection sociale" :

  • Rubrique S21.G00.20.001 du siret 753201268 00012 pour les institutions Agirc -  Arrco Humanis
  • Rubrique S21.G00.20.001 du siret 775675218 00132 pour les institutions CRE - IRCAFEX

Quelles sont les modalités d’envoi de la DSN ?

"Le flux DSN doit avoir été déposé sur l’espace sécurisé de Net-entreprises.fr le 5 ou le 15 du mois suivant le mois déclaré indiqué sur l’échéance fixée et notifiée par l’Urssaf à l’employeur" conseille Fabrice Davoigneau. "Elle dépend de la date de versement des salaires et de la date de réalisation des déclarations".

Entre le moment où la DSN est déposée et la date d’exigibilité fixée par l’Urssaf, l’employeur ou le tiers déclarant a la possibilité de modifier sa déclaration en déposant un nouveau fichier sur l’espace sécurisé. Il ne sera alors pas tenu compte de la déclaration précédente.

"Les signalements d’évènement (arrêts de travail, reprises de travail et fins de contrat de travail) doivent être déposés dans les 5 jours suivant l’évènement."

Que se passe-t-il si le contrat est modifié ?

Lorsque le contrat est modifié et le nouveau contrat ou avenant émis (modification de la structure des garanties, des populations, taux ou options du contrat), Humanis réédite une nouvelle fiche de paramétrage et la met à disposition dans l’espace sécurisé de l’employeur sur Net-entreprises.fr. Il peut ainsi  mettre à jour les paramètres dans son logiciel de paye.

Mon conseil : chaque employeur peut configurer une notification (alerte) pour être averti de la mise à disposition d’une nouvelle fiche

 

Comment payer ses cotisations avec un prélèvement SEPA ?

Le prélèvement SEPA permet de sécuriser le paiement de ses cotisations.

"Pour procéder à un prélèvement SEPA," explique Fabrice Davoigneau, "il suffit de compléter les champs du bloc "S21.G00.20 Versement organisme de protection sociale de la DSN"" . Si l’employeur a déjà signé et retourné un mandat de prélèvement à Humanis, le renseignement de ce bloc suffit à l’exécution du paiement.

Dans le cas contraire, à réception de l’ordre de prélèvement SEPA dans sa DSN, Humanis édite et lui envoie automatiquement par courrier un mandat pour signature à retourner par courrier postal.

"Un mandat est rattaché à un seul compte bancaire," complète Adrien Labeyrie. "Par ailleurs, la DSN mensuelle n’influe pas sur la périodicité de paiement contractuelle des cotisations. Mon conseil : tout changement de coordonnées bancaires (à l’initiative de l’employeur ou de la banque) doit être signalé via la DSN afin de générer l’envoi d’un nouveau mandat. La date d’exécution du premier prélèvement pouvant être différée par rapport à la date indiquée dans l’ordre de paiement, il faut également veiller à l’approvisionnement du compte."

Qu’est-ce qu’une déclaration de rattrapage ?

"À réception de la DSN," explique Adrien Labeyrie, "Humanis s’assure que le paramétrage de l’employeur est cohérent avec celui de la fiche de paramétrage. Si ce n’est pas le cas, et dans la mesure du possible, Humanis procède au "redressement" des données reçues (ex. erreur de saisie dans la référence du contrat)."

Pour garantir l’exactitude des sommes dues, Humanis recalcule également la cotisation en multipliant les bases déclarées dans la DSN par les taux de cotisations de la fiche de paramétrage.

Lorsque le redressement est impossible (déclaration d’un taux en lieu et place d’un montant forfaitaire par exemple) ou lorsqu’un écart de cotisations est observé, l’employeur doit établir un bordereau de rattrapage pour permettre l’intégration de sa déclaration de cotisations dans les systèmes de gestion d’Humanis.

"Pour cela, il faut utiliser le bordereau papier envoyé en parallèle." précise Adrien Labeyrie.

D’autres questions ?

Contactez nos experts :

Retraite

contactentreprise@humanis.com

Numéro de téléphone majoré 0 811 910 070

du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30 sans interruption

Santé et/ou Prévoyance

dsn-adp@humanis.com

Numéro Gratuit 0 970 821 561

du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h