Contrat collectif en entreprise : mise en place et obligations

La mise en place d'une couverture de prévoyance collective peut résulter d'un accord collectif (convention collective ou accord collectif au niveau de la branche professionnelle, accord d'entreprise ou accord d'établissement), d'un accord référendaire au sein de l'entreprise ou de l'établissement, ou encore d'une décision unilatérale de l'employeur.

Pour mettre en œuvre le régime frais de santé complémentaire ou prévoyance mis en place dans un accord collectif (convention collective ou accord collectif au niveau de la branche professionnelle, accord d'entreprise), un référendum au sein de l'entreprise ou une décision unilatérale de l'employeur, un contrat collectif d'assurance signé entre un organisme assureur et une entreprise.

Cependant, tout contrat mis en place en entreprise implique des obligations. De quelles obligations parle-t-on pour un contrat collectif et comment s'y appliquent-elles ? Nous fait le point.

Contrat collectif en entreprise : mise en place et obligations

Qu'est-ce qu'un contrat collectif ?

Un contrat collectif est une couverture santé ou une couverture prévoyance mise en place pour les salariés d'une entreprise. C'est l'un des éléments majeurs de la protection sociale complémentaire, puisqu'au même titre qu'une complémentaire santé individuelle, elle complète les prestations prises en charge par la Sécurité sociale.

Le contrat collectif offre plusieurs avantages :

  • Une protection complémentaire moins chère : en effet, qui dit caractère collectif dit mutualisation des risques et donc un coût moins onéreux qu'un contrat santé ou prévoyance individuel.
  • Un traitement social et fiscal avantageux : le contrat collectif bénéficie sous conditions d'une exonération de cotisations sociales pour l'employeur et d'une déduction fiscale pour le salarié.

Quelles sont les obligations liées au contrat collectif?

A partir du moment où un contrat collectif est mis en place au sein d'une entreprise, il implique des obligations qui concernent les deux parties souscrivant le contrat.

Les obligations pour les salariés

L'adhésion à un contrat collectif revêt un caractère obligatoire pour le salarié.

En effet, à partir du moment où l'entreprise cotise, le salarié doit obligatoirement adhérer au contrat collectif. Il existe cependant des dispenses d'affiliation qui relèvement du libre choix du salarié : les titulaires d'un CDD ou les travailleurs saisonniers peuvent par exemple, sous conditions, déroger à cette obligation.

Si l'employeur cotise pour un contrat collectif auquel l'affiliation n'est pas obligatoire il ne bénéficie pas des exonération de cotisations sociales.

Les obligations pour l'entreprise

Lorsque l'entreprise entre dans le champ d'application d'un accord collectif, elle est obligée de respecter a minima les obligations qui y sont décrites. 

Puis, l'employeur doit faire face à des obligations proprement liées au contrat collectif. Ainsi, dans ce cadre, l'employeur est soumis aux obligations suivantes:

  • l'employeur a l'obligation de remettre une notice d'information à l'ensemble des salariés bénéficiant du régime mis en place. Cette notice rédigée par l'organisme assureur doit préciser les garanties prévues au contrat et leurs modalités d'application.
  • l'employeur a l'obligation d'avertir ses salariés en cas de modification du contrat ; il doit conserver une preuve de cette remise ; 
  • la convention collective nationale pour les cadres de 1947 institue l'obligation pour l'employeur de souscrire une garantie décès pour les cadres ; un taux minimum de contribution est fixé à la charge exclusive de l'employeur (cette CCN a disparu au 31 décembre 2018. L'obligation a néanmoins été maintenue par l'ANI du 17 novembre 2017, relatif à la prévoyance des cadres) ;
  • la loi de mensualisation implique que les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale doivent être complétées par l'employeur pour toute personne salariée depuis au moins 1 ans ;
  • la portabilité des droits dont bénéficient les anciens salariés à titre gratuit en cas de cessation du contrat de travail, non consécutive à une faute lourde, ouvrant droit à prise en charge par le régime d'assurance chômage.