Réaliser votre Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS)

La Déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) est une procédure permettant à l'entreprise d'effectuer ses déclarations de cotisations vers les URSSAF, les caisses de retraite complémentaire et les institutions de prévoyance.

Concernant les institutions de retraite complémentaire, cette déclaration est à produire chaque trimestre ou chaque mois et donne lieu à une régularisation annuelle après exploitation de la DAS (Déclaration Annuelle des Salaires) dans l’attente du passage à la DSN.

Le paiement des cotisations

POUR LES ENTREPRISES QUI SONT MENSUALISÉES

Depuis le 1er janvier 2016, le versement des cotisations de retraite complémentaire est mensuel pour toutes les entreprises comptant plus de 9 salariés au 31 décembre 2015, ainsi que celles de moins de dix salariés déjà mensualisées auprès de l’URSSAF. 

Les déclarations (DUCS) et le paiement des cotisations doivent être effectués au plus tard le 25 du mois qui suit la date d’exigibilité pour être sur le compte de l’institution le dernier jour ouvré du mois. Cette date limite de paiement est identique, quel que soit le moyen de paiement utilisé :

  • SEPA Inter-entreprises,
  • Virement,
  • Chèque.

En cas de paiement tardif, des majorations de retard sont appliquées. Leur taux est fixé chaque année par l'Agirc et l'Arrco. En 2017, le montant minimal mensuel est fixé à 30 €.

POUR LES ENTREPRISES QUI RESTENT EN PÉRIODICITÉ TRIMESTRIELLE

Les déclarations (DUCS) et le paiement des cotisations doivent être effectués au plus tard le 25 de chaque trimestre qui suit la date d’exigibilité pour être sur le compte de l’institution le dernier jour ouvré du trimestre (avril, juillet, octobre et janvier).

Cette date limite de paiement est identique quel que soit le moyen de paiement utilisé :

  • SEPA Inter-entreprises,
  • Virement,
  • Chèque.

En cas de paiement tardif, des majorations de retard sont appliquées. Leur taux est fixé chaque année par l'Agirc et l'Arrco. En 2017, le montant minimal trimestriel est fixé à 90 €.​

​Pour éviter les risques de retard de paiement de vos cotisations​, nous vous conseillons d'utiliser les services de déclarations sociales en ligne à votre disposition :

  • La Déclaration unifiée de cotisations sociales par échange de formulaire informatisé (DUCS EFI ou net-DUCS)
  • La Déclaration unifiée de cotisations sociales par échange de données informatisées (DUCS EDI).

 

Bon à savoir

  • Pour les paiements par chèque, la date limite d’envoi (cachet de la poste faisant foi) est fixée au plus tard le 25 du mois.
  • Pour les paiements SEPA inter-entreprises (SEPA DIRECT DEBIT ex télérèglement), la déclaration doit être déposée au plus tard le 25 du mois.
  • Pour les paiements par virement, l’ordre de virement doit être déposé en banque au plus tard le 25 du mois.

La Déclaration unifiée de cotisations sociales

Échange de formulaire informatisé (DUCS EFI ou Net-DUCS)

Entreprises concernées

Cette solution convient à toutes les entreprises quelle que soit leur taille.

Principe de déclaration

  • inscrivez-vous sur le site net-entreprises.fr, portail officiel des déclarations sociales
  • une fois votre inscription validée, vous remplissez en ligne le formulaire qui est le reflet de votre bordereau papier
  • vous payez vos cotisations par prélèvement SEPA Direct Débit

 

Zoom sur le prélèvement SEPA Direct Débit 

Pour régler vos cotisations par prélèvement SEPA Direct Débit, il vous suffit :

  • De codifier dans votre logiciel de paie, le code Z10 (télérèglement) pour vos Ducs-EDI.
  • De compléter le formulaire d’adhésion au télérèglement sur le site net-entreprises.fr pour vos Ducs EFI (Net-Ducs).
     

Important : vous êtes un nouvel utilisateur du prélèvement SEPA, voici comment procéder :

Lors de votre première déclaration avec « ordre de prélèvement SEPA », nous vous adressons un mandat, au titre de la retraite complémentaire. A réception de ce mandat, voici ce que vous devez faire et ce que vous devez savoir afin d’éviter tout rejet de paiement :

  1. Le mandat doit être signé et retourné en deux exemplaires : l’un à votre banque et le second à votre groupe de protection sociale. 
  2. Vous pouvez envoyer votre mandat signé par courrier. Rapprochez-vous de votre banque pour connaître les modalités d’un envoi du mandat signé par email.
  3. Un mandat non signé et non transmis à la banque dans les 72 heures entraîne un rejet de paiement.
  4. Un rejet de paiement peut entraîner des frais de majorations.
  5. Un mandat est rattaché à un seul compte bancaire.
  6. Tout changement de coordonnées bancaires (à votre initiative ou à celle de votre banque) doit nous être signalé via votre Ducs ou votre DSN afin de générer l’envoi d’un nouveau mandat.
  7. La date d’exécution du premier prélèvement pouvant être différée par rapport à la date indiquée dans votre ordre de paiement, veillez à l’approvisionnement de votre compte.

Retrouvez en images "prélèvement SEPA : mode d’emploi"

Pour en savoir plus sur le prélèvement SEPA 

 

Échange de données informatisées (DUCS EDI)

Entreprises concernées

Cette solution s'adresse à tous les déclarants ayant un logiciel de paie validé pour générer ce type de déclaration. Elle permet d'importer et de transmettre par mail des fichiers de déclaration et de paiement, évitant ainsi toute nouvelle saisie.

Principe de déclaration

Avant d'effectuer votre déclaration, assurez-vous du bon paramétrage de votre logiciel de paie.
Pour cela, nous vous invitons à consulter et télécharger notre documentation :

PDF icon Fiche pratique Ducs-Edi(Taille : 55.75 Ko)

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Envoyez votre Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales par échange de données informatisées (DUCS EDI), déclaration test ou réelle, à l'adresse​ ducs@agirc-arrco.org ou via le portail déclaratif net-entreprises.fr.

 

Les 2 modes de déclaration (Net-DUCS et DUCS-EDI) vous permettent également de régler vos cotisations par prélèvement, ce qui présente pour vous de nombreux avantages :

  • la gratuité : le prélèvement vous permet d'effectuer un ordre de paiement dématérialisé sans aucun frais
  • la sécurité : pour chaque Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS), vous recevez immédiatement un accusé de réception certifiant que celui-ci a bien été pris en compte
  • la simplicité : vous indiquez vous-même le montant que vous souhaitez régler et vous pouvez répartir les sommes dues entre plusieurs comptes
  • la trésorerie et le respect des échéances : Vous pouvez donner l’ordre de virement avant l’échéance et éviter ainsi tout risque de retard ou de pénalité. Cependant, vous n’êtes débité qu’à la date d’échéance (net-DUCS) ou à la date que vous indiquez dans votre DUCS EDI, ce qui préserve votre trésorerie.

 

Le gain de temps : vous n'avez plus de courriers postaux de dernière minute à adresser